Fallstudie · pmo iq

Die Überlastung erkennen, bevor die Kündigungen kommen

Die Auslastungs-Heatmap zeigte, was die Statusberichte verbarg — ein Projektmanager mit drei hochkomplexen Projekten bei 140 %.

Problemdarstellung

Das Portfolio war grün, aber sein bester PM arbeitete mit 140% Auslastung.

Eine Delivery-Organisation verfolgten die Kapazität in Tabellen, die bereits veraltet waren, bevor das Meeting endete. Überlastung kam nur ans Licht, wenn jemand eskalierte – oder kündigte. Ein erfahrener PM hatte stillschweigend drei hochkomplexe Projekte übernommen; auf dem Papier war das Portfolio grün, in der Realität war seine beste Mitarbeiterin kurz davor, auszubrennen.

Geschäftsziel

Die Auslastung sehen

Tatsächliche Auslastung pro Person und Team, aktuell und prognostiziert.

Frühwarnung

Überauslastung wird gekennzeichnet, bevor sie zu Fluktuation oder versäumten Lieferterminen führt.

Ausgleich mit Daten

Umverteilungsentscheidungen basierend auf Kapazität, nicht darauf, wer am lautesten protestiert.

Unsere Lösung

PMO iQ's Kapazitäts- & Auslastungsmodul.

(In Design – destilliert aus einem funktionierenden PMO-Kapazitätssystem, das in der Live-Portfolio-Praxis verwendet wird.)

◆Eine Live-Momentaufnahme von heute: Aufträge, Komplexitätsmix, Auslastung pro PM.

◆Prognose nach Woche und Monat: Nachfrage versus verfügbare Kapazität.

◆Überlast- und Unterlast-Flaggen mit der Engpasskarte.

◆Das Frühwarnsystem für die Entscheidungen, die zählen.

Ergebnisse & Auswirkungen

Davor

Veraltete Tabellen

Kapazitätsdaten veraltet, bevor die Besprechung endete.

Überlastung durch Eskalation

Probleme sichtbar nur, wenn jemand zusammenbrach.

Grün auf dem Papier

Das Portfolio sah gesund aus, während sein bester PM zu 140 % arbeitete.

Danach

Auslastung Wochen im Voraus sichtbar

Auslastung pro Person, aktuell und prognostiziert.

Frühwarnzeichen

Über- und Unterauslastung mit der Engpasskarte.

Umverteilung nach Daten

Umverteilungsentscheidungen, die einer Überprüfung standhalten.