Estudo de caso · PMO IQ

A planilha que apenas uma pessoa entendia

4.000 fórmulas, planilhas ocultas e uma camada de macro — o sistema operacional do PMO vivia em uma pasta de trabalho e em uma cabeça.

Declaração do problema

O PMO funcionava com um arquivo e uma pessoa.

Um PMO executava todo o seu portfólio em uma sofisticada pasta de trabalho do Excel: pontuação de complexidade, matriz de pessoal, previsões de utilização — milhares de fórmulas, planilhas ocultas, automação VBA. Funcionava, brilhantemente. Também era não auditável, de usuário único e compreendido por exatamente uma pessoa. Cada resposta de governança dependia de um arquivo não quebrar e uma pessoa não sair.

Objetivo comercial

Preservar a lógica

As regras comprovadas de pontuação e previsão sobrevivem à migração.

Multi-usuário e governado

Funções, trilha de auditoria, períodos bloqueados — uma única versão da verdade.

Sobreviver a qualquer indivíduo

O sistema operacional do PMO como um produto, não um artefato pessoal.

Nossa solução

PMO iQ — a lógica da planilha reconstruída como software governado.

(Em design — esta planilha é literalmente a história de origem do produto.)

◆A lógica de negócio extraída em um modelo de dados explícito e um mecanismo de regras.

◆Registros estruturados com validação e histórico em vez de redes de fórmulas.

◆Funções, permissões e uma trilha de auditoria em cada alteração.

◆Responsabilidade por construção, não por convenção.

Resultados e impacto

Antes

Uma pasta de trabalho, um especialista

4.000 fórmulas que apenas uma pessoa entendia.

Auditoria zero

Folhas ocultas e macros que ninguém conseguia verificar.

Risco de pessoa-chave

O sistema operacional do PMO a um pedido de demissão do colapso.

Depois

Lógica preservada

As regras comprovadas de pontuação e previsão como um mecanismo explícito.

Multi-usuário e governado

Funções, histórico e períodos bloqueados — uma verdade.

Institucionalizado

O conhecimento do PMO perdurando qualquer indivíduo.